El Trabajo Distribuido


Hoy quiero presentarles a un líder del Trabajo a Distancia: Matt Mullenweg, Presidente Ejecutivo desde su fundación en 2005 de Automattic, compañía tecnológica que agrupa un conglomerado de empresas relacionadas tales como WordPress, JetPack, WooCommerce, Simplenote, Longreads, The Atavist, Tumbler… cualquiera de ellas líderes en su segmento.

Para que se hagan una idea, sólo la primera: WordPress, un sistema de gestión de contenidos web (CMS) que nos permite publicar contenidos web de manera sencilla, fácil e inmediata, representa, en la actualidad, el corazón de casi el 40% de las webs que se han creado en la historia. Una auténtica barbaridad que le ha llevado a convertirse en la organización líder absoluta a nivel mundial para la creación de webs. Porque está muy bien que se hable de grandes prohombres de la tercera y cuarta revolución, como son Bill Gates, Steve Jobs, Douglas Engelbart, Tim Berners-Lee, Linus Torvalds o Mark Zuckerberg, pero también sería conveniente conocer a otro emprendedor y pionero, e igualarlo en la lista, como Matt Mullenweg.

Su organización mueve más de 1300 colaboradores en alrededor de 76 países, hablando 97 idiomas, además de los colaboradores nómadas declarados (personas que no mantienen una residencia fija y que viajan de ciudad en ciudad o de país en país, conectándose con sus servicios centrales cuando acceden a una buena línea de comunicación) y todo ello, sin disponer de unas Oficinas Centrales (HQ) ¿Se imaginan la locura que eso significa?

¿Cómo empiezan las cosas?

Hace tiempo, preparando un curso, caí en la cuenta de que Matt Mullenweg era ciertamente bueno, pero que tampoco había inventado la rueda. Al fin y al cabo, unos años antes, en 1999, nosotros habíamos constituido una consultora –Genial Consulting Group– con un sistema exactamente idéntico al que él ideo cinco años después. Aunque la verdad, en nuestro caso no fue el resultado de una estrategia muy elaborada, sino el de una estrategia necesaria. Nuestra idea consistía en facilitar consultoría estratégica en cualquier lugar de España -aunque luego quisiéramos asaltar otros mercados en el extranjero, sobre todo LATAM- así como impartir capacitación a directivos en sus propias sedes (InCompany).

Hacer esto nos obligaba a una inversión a la que no teníamos alcance en una oficinas centrales locales que apenas nos permitirían abarcar el ámbito geográfico más cercano a estas a nivel comercial ¿Cómo lo haríamos si queríamos alcanzar al público de Madrid o de Valencia, por no decir de Guayaquil (Ecuador) o de Brasov (Rumanía), mercados que eran de nuestro interés por diversas razones? La relación con una compañía de servicios informáticos (AVER Technology) fue la respuesta; a fin de cuentas la relación entre ambas compañías y entre sus socios principales era más que fluida y amistosa, y lo siguen siendo.

La creación de una Intranet con acceso remoto, convertía nuestra pequeña, diminuta, organización en una organización de alcance ilimitado; sólo nos quedaba por resolver un pequeño escollo sin importancia: faltaban las personas colaboradoras. Ahora, la respuesta la encontramos en los portales de ofertas y demandas de personal. Nos suscribimos en varios de ellos, algunos nacionales y otros internacionales, el primero InfoJobs. Y ahí comenzamos a reclutar colaboradores a distancia que pudieran dar cobertura a nuestra necesidades en cada lugar que se nos presentaban. Luego llegarían las RRSS y con ellas XING (OpenBC) y eso facilitó mucho más las cosas. La crisis de 2007 con la burbuja inmobiliaria, dejó en la calle a muchos empleados de banca al reestructurarse el sector con las correspondientes regulaciones y despidos, y eso también ayudó a tener acceso a una cartera importante de potenciales colaboradores.

Acabamos estando presentes en Argentina, Colombia, Ecuador, España, México, Panamá, Rumanía y Rusia, fuera directamente, con franquicia o a través de contratos de colaboración con organizaciones locales ya establecidas. La gran diferencia con la organización de Matt Mullenweg, es que nosotros no contratábamos a los colaboradores que eran completamente free lance. Por eso me resultó tan interesante su apuesta, por eso y porque, precisamente por eso, dio en el clavo con uno de los factores más importantes, a mi humilde parecer, para entender y mejorar el Trabajo a Distancia. Ahora vamos con ello.

El Trabajo Distribuido

Ellos acuñaron acertadamente el término: Fuerza de Trabajo Distribuida. Yo sé que, en ocasiones, no valoramos en exceso la semántica pero crean si les digo que aquí sí que es importante.

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Ahí radica la grandeza del término. Iguala a todo el mundo y desactiva cualquier interpretación maliciosa o preferencial entre los que trabajan desde sus casas o los que lo hacen en unas oficinas centrales (HQ). Asegura la igualdad a través de la definición.

Una vez explicado esto, tal vez de lo más importante por cuanto nos centra en el contexto del contenido, vamos a desgranar que ventajas e inconvenientes conlleva el Trabajo Distribuido.

El Teletrabajo ha venido para quedarse

Esto ya no es sólo una frase que utilizan los contertulios en la radio o en un debate televisivo, ni tampoco un recurso para explicar circunstancias más o menos accidentales que nos están sucediendo a partir de la dichosa pandemia. Para nada. El Teletrabajo ha venido para quedarse y cuanto antes lo aceptemos será mejor para todos. Forma parte intrínseca de la Cuarta Revolución; tal vez no estaba prevista tan pronto, pero sabíamos que más tarde o más temprano esto iba a desencadenarse tal cual.

Dicho esto, sólo nos acabe analizar la nueva situación y, para ello, vamos a centrarnos en los Aspectos Favorables y en los Aspectos Desfavorables, vistos siempre bajo dos ópticas diferenciadas: la de los Colaboradores y la de la Organización.

COLABORADORES

Aspectos Favorables

  • Evita desplazamientos diarios, es una obviedad pero es lo más apreciable para los colaboradores, sobre todo para aquellos que habitan en ciudades muy pobladas y con graves problemas de comunicación como París, Madrid, Barcelona, Londres, NY o Bogotá. Todos ganan entre dos horas o más al día de promedio en transporte público o privad; en Bogotá más, seguro.
  • Menos gastos, como consecuencia directa de lo anterior, dedicarle menos esfuerzo de tiempo al desplazamiento, conlleva un mayor ahorro económico tanto el que se desprende del propio transporte (combustibles, pasajes, etc.) como el que comporta la lejanía (comidas fuera de casa, compras de consumo cotidiano necesarias en zonas más caras en ocasiones, etc.)
  • Equilibrio (Conciliación) vida-trabajo, una de las mayores causas de un desequilibrio en la conciliación vida personal y trabajo, lo determina el tiempo que dedicamos a nuestros inevitables desplazamientos; contar con una o dos horas más al día de disponibilidad personal, nos permite atender nuestras propias aspiraciones (estudiar, ocio, deporte…) o las de colaborar con las de nuestra familia (disfrutar de nuestros hijos, pareja, mascota…)
  • Nuevas oportunidades: diversidad, equidad e inclusión, Matt Mullenweg lo define como: la diversidad que generalmente incluye a, diferencias de raza, género, orientación sexual, identidad o expresión de género, afiliación política y religiosa, antecedentes socioeconómicos, antecedentes culturales, ubicación geográfica, discapacidades y habilidades físicas, estado civil, estado de veterano y edad. «Vemos la inclusión como un proceso continuo«. El Universo entero es una gran bolsa en la que podemos encontrar talento con mayúsculas y sin diferenciación de ningún tipo.
  • Crea su propio entorno de trabajo, se acabó para siempre aquello que sucede con mucha frecuencia: «¿Quién subió la temperatura del aire acondicionado?» o «Es que el aire acondicionado me produce migrañas (alergias, faringitis, asma, deshidratación…» Por no decir que «El Hilo Musical no me permite concentrar» o «Es que con la música Clásica me duermo» y muchísimas más cosas que no alcanzamos ni a imaginar. Ahora se resolvió todo de golpe: el entorno laboral lo vas a diseñar tú y a tu gusto, completa y totalmente; ambiente climatológico, musical, lo que tu quieras, hasta con tu mascota correteando por la mesa si te apetece y se tercia.
  • Más responsabilidad cedida por la Organización y más autorrealización, para hablar de esto, que es como mucho más complejo de lo que parece y dado que yo practico el Trabajo Distribuido, si me lo permiten, me voy a ir a almorzar y, a mi regreso, se lo explico con todo lujo de detalles; ustedes ni lo notarán. Pues como les iba diciendo la autorrealización de un colaborador es directamente proporcional a la confianza y a las responsabilidades depositadas en el/ella. Pero esto tiene su torna y lo veremos luego al hablar de las Organizaciones.

Aspectos Desfavorables

  • Sensación de soledad, estrés, ansiedad y depresión, la soledad es un hecho que no vamos a perder el tiempo en explicar, pero fácilmente subsanable; en cambio, la ansiedad y la depresión, son aspectos a considerar y controlar de manera intensa por parte de la Organización.
  • Sensación de mucho control que genera desconfianza, ciertamente hablamos de ‘sensación’ porque muchas veces es de lo que se trata. No cabe duda de que se van a incorporar una serie de medidas de control propias de un trabajo a distancia, pero que no van a ir mucho más allá que otras que ya tenemos en la actualidad en los puestos de trabajo convencionales, nada preocupante, pero cada vez que añadamos alguna, será ‘imaginado’ como una posible desconfianza.
  • Falta de información corriente; conocerá el qué pero no siempre el porqué de las cosas, es consecuencia de la falta del contacto cotidiano. Todo lo que antes sucedía en los pasillos o en cualquier rincón de la compañía, acababa resolviéndose en un despacho y según la información recibida se tomaba una decisión u otra. Ahora, las decisiones se tomarán igual pero usted no estará allí, en el origen, por lo que se enterará del qué (decisión) pero no necesariamente del porqué (origen). El departamento de comunicación deberá emplearse muy a fondo para que nadie se sienta desplazado en este escenario.
  • Más gasto, menos espacio familiar, los humanos tenemos algo de mezquinos (por tacaños), si antes decíamos que vamos a beneficiarnos de un ahorro en desplazamientos que no nos pagaba la compañía, ahora vamos a exigirles que nos pague la energía que vamos a consumir de más por quedarnos en casa y hasta la red wifi. Nada que hacer, los colaboradores están en su derecho, pero se va a tener que reestudiar todos los acuerdos y contratos en busca de un equilibrio justo para que esto resulte un auténtico win-win. Lo del menos espacio familiar sí que es una realidad objetiva y reivindicable; lo sabemos bien los autónomos que llevamos años laborando en nuestros domicilios personales. Si nosotros tenemos derecho a desgravarnos fiscalmente los espacios dedicados a nuestra ocupación laboral, de forma proporcional al espacio ocupado en la vivienda, a ese espacio se le está asignando un valor real por Ley, por lo que los colaboradores deberían ser recompensados por su Organización o tener el derecho a desgravárselo en sus respectivas liquidaciones anuales. Ellos van a destinar un espacio, el que sea, y va a estar allí, hipotecado en favor de una organización que debería atender ese gasto.
  • Confluencia Trabajo-Familia y desconexión, todos hemos vivido situaciones divertidas, cuando no hilarantes, trabajando a distancia durante la pandemia, compartiendo espacio con los niños, la suegra, la pareja y hasta la mascota; trabajar en estas condiciones y en espacios reducidos sin intimidad, no es la situación ideal para nadie y menos cuando se están tratando cuestiones de cierta importancia profesional. Va a ser muy importante adaptar los horarios a los del resto de la familia para evitar estas indeseadas confluencias. De la misma manera, las llamadas de los líderes a las 22:00 no son de recibo, de hecho, mis padres, me enseñaron que llamar a cualquier casa a partir de las diez de la noche era de mala educación y yo siempre he sido muy respetuoso con los consejos paternos; trabajar en casa no significa no tener vida personal, al contrario, exige una mayor disciplina y eso debemos aprender a respetarlo todos.

ORGANIZACIÓN

Aspectos Favorables

  • Oportunidad para contratar Talento e implicar a diferentes culturas, una de las mayores ventajas que nos ofrece a las organizaciones el Trabajo Distribuido es sin duda la amplitud de geografía en la que permite encontrar Talento para incorporar a las compañías. Desaparecen limitaciones de cualquier índole y se convierte en una doble ventaja, tanto para los colaboradores como para las organizaciones.
  • Más Productividad, menos absentismo (ausentismo en algunos lugares), está demostrado con datos que la productividad con el Trabajo Distribuido se incrementa en un 25%; de la misma manera se ha rebajado, aunque aquí las causas podrían ser muchas más aparte de trabajar lejos de las oficinas centrales, el índice del absentismo laboral, dato que no es menor.
  • Ayuda a gestionar los cambios de personas, otra facilidad importante que aporta a las organizaciones este sistema, es el del relevo de las personas que abandonan la organización o que cambian de puesto dentro de la misma; sea por voluntad propia o por necesidades manifiestas, los cambios siempre comportan un desgaste importante a causa del tiempo de adaptación de los incorporados al puesto vacante. Ahora dispondremos, gracias a los nuevos controles, de históricos en cada puesto y eso facilitará la rápida adaptación de los colaboradores.
  • Ahorro teórico de de estructura física (hot desk), ya lo dice el titular, ‘teórico’ ahorro, por cuanto no debiera de ser así. Es obvio que si en una estructura hay ochenta puestos de trabajo y sesenta pasan a deslocalizarse, los veinte restantes van a ocupar el mismo espacio que antes, por lo que van a sobrar metros cuadrados de estructura física. La empresa tomará decisiones drásticas encaminadas a rebajar el gasto que esos metros cuadrados yermos van a provocarle: cambiará de lugar y contratará un espacio adaptado a las nuevas necesidades, realquilará la zona sobrante, venderá, alquilará… lo que sea, pero eso no implica que ello se vaya a convertir en ahorro puro y duro, para nada. Ese dinero se tiene que prever utilizar para mejorar las condiciones de aquellos que trabajan desde sus casas, de ahí lo de ahorro ‘teórico’.
  • Más compromiso de los colaboradores, estamos ante una afirmación cierta y falaz a la par. Efectivamente vamos a conquistar más compromiso por parte de nuestros colaboradores en un universo ideal, dentro de una burbuja de laboratorio, pero para conseguirlo en verdad habríamos de ser capaces de ceder responsabilidades de valor para que consigan mayor cuota de autorrealización, de no ser así, acabaremos generando el efecto contrario y recogeremos menos compromiso y más fricción.
  • Menos rotación, ligado a lo anterior, sucederá exactamente igual; a más cesión de responsabilidades de calidad, mayor compromiso recibiremos y menos rotación vamos a sufrir. Es una pescadilla que se come la cola, entramos en bucle, de ahí la importancia de hacer las cosas bien desde el principio.

Aspectos Desfavorables

  • Pierde el contacto diario directo (efecto máquina de café), como ya explicamos en el caso de los inconvenientes que van a sufrir los colaboradores, la compañía también se va a ver afectada por esa falta del canal informal de comunicación (radio patio) que supone recibir muchos imputs que no dejan de ser chafarderías y, en ocasiones, directamente difamaciones interesadas, pero en los que podemos encontrar mucha información también de valor para la organización. Todo esto va a desaparecer, para bien y para mal.
  • Puede retardar la ejecución de decisiones, si las cosas se hacen bien, las decisiones no se van a tomar en caliente sin antes contrastar informaciones y posibilidades con aquellos que están alejados de las oficinas centrales, cosa que hasta ahora se resolvía in situ, de manera natural. Esto nos conllevará alguna demora en la toma de decisiones pero, a buen seguro, se verá recompensado con la participación de todos los agentes implicados.
  • Llegará un día en que no conocerá a todos los colaboradores personalmente, eso ya lo explicó Matt Mullenweg en su momento, al poco tiempo de estar trabajando de manera distribuida ya no conocía a nadie personalmente. Yo mismo se lo corroboro: conozco personalmente al representante de Genial Consulting Group en Argentina porque se inició trabajando con nosotros en Sabadell y regresó a su país para montar la franquicia, pero, por ejemplo, la actual propietaria de la franquicia en México, se estuvo formando en Buenos Aires -por recomendación nuestra-, hasta que regresó a México y montó su propia franquicia; a ella la conozco desde hace más de quince años, pero nunca hemos coincidido personalmente.
  • Sensación de descontrol que genera desconfianza, es inevitable que con las estructuras actuales y nuestra forma de pensar y actuar, lamentables por otra parte, esa ‘sensación’ de descontrol se haga patente entre nuestros líderes. Repito que sólo es eso, una ‘sensación’, no una evidencia ni una realidad. En un mundo empresarial en el que se valora más a la gente por las horas que están en la oficina que por su rentabilidad real, no podemos pedir a sus líderes que sean capaces de rechazar la imagen de descontrol que se les crea en su imaginario no verlos cada día físicamente. Ese supuesto descontrol les lleva a la desconfianza de manera inevitable y activa de forma automática los mecanismo de control suplementarios, los que originan la restricción en la delegación de responsabilidades y el incremento de procesos de control que, a su vez, nos van a llevar a la falta de compromiso por parte de los colaboradores y desatarán menos autorrealización y más rotación indeseada. Solución, o cambian los líderes de forma de pensar por auto convencimiento o los cambiamos a ellos por otros que ya hayan superado esta etapa.
  • ¿Productividad?, ¿Cómo podemos cuestionar la productividad si antes hemos afirmado que era un aspecto positivo? Fácil, la ‘sensación’ de descontrol nos lleva a creer firmemente en una caída del índice de productividad salvo que no contemos con medidas que no permitan cuestionar este item en concreto. El imaginario es muy poderoso y juega malas pasadas que sólo podremos contrarrestar con datos objetivos y números en las manos

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